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Compte rendu du conseil de la documentation du 3 juillet 2007 (rédigé par Hubert Jayet)

Le conseil de la documentation était convoqué avec l'ordre du jour suivant: * Informations diverses, * Approbation du PV du conseil de la documentation du 14 novembre 2006, * Financement de la documentation recherche, * Présentation de la nouvelle organisation interne (organigramme en PJ) et modification des statuts du SCD (proposition en PJ), * Information sur le calendrier d'ouverture 2007-2008 de la BU, * Formation des personnels et des usagers, * Point sur l'intégration du catalogue des bibliothèques associées au catalogue commun, * Présentation de la Bibliothèque numérique IRIS, * Questions diverses.

Informations diverses

Une subvention de 10000 euros a été accordée par le CNL pour l'acquisition d'une documentation recherche en langue française.

Du côté des marchés documentaires: - le marché des périodiques avec EBSCO a été reconduit pour 33 mois à partir du 21 juillet 2007; les conditions de ce marché changent peu. - le SCD met en place une interface de recherche fédérée. Il s'agit d'un outil permettant de lancer des requêtes documentaires de manière systématique et de faire de la veille sur des ressources. Le marché est en cours. L'installation commencerait en septembre et l'interface serait utilisable à partir de mars ou avril.

Approbation du PV du conseil de la documentation du 14 novembre 2006

Le procès verbal du conseil de la documentation du 14 novembre 2006 est voté sans voix contre.

Nouvelle organisation interne du SCD organigramme

Julien Roche, directeur du SCD, présente la nouvelle organisation interne du SCD. Cette dernière intervient dans un contexte où l'organisation de beaucoup de SCD est en cours de modification. A côté de l'organisation traditionnelle en sections documentaires, responsables chacune d'un secteur scientifique, sont mises en place des activités transversales, comme la formation des usagers ou la documentation électronique. Certains SCD se sont même complètement réorganisés autour de missions transversales. Ces développements ont fait l'objet d'un constat par l'inspection générale des bibliothèques.

Dans ce contexte, l'équipe de direction de la bibliothèque a mené une réflexion sur l'adéquation de l'organisation du SCD à ses missions, notamment transversales. Une proposition de réorganisation a été soumise aux personnels en mai 2007. La réorganisation présentée ici tient compte de leurs commentaires. Elle sera implantée en septembre. Elle repose sur les principes suivants:

L'organisation implantée en septembre aura la structure suivante:

  1. Administration et direction des affaires générales
  2. Politique de documentation, avec deux pôles, sciences et technologies et SHS/SEG
  3. Service au public, banque de prêt.
  4. Informatique: informatique documentaire, informatique de la bibliothèque numérique IRIS.
  5. Autres missions:

a. Bibliothèque numérique IRIS a. Périodiques a. Ressources électroniques a. Audiovisuel et multimédias a. Circuit du document a. Communication interne et externe a. Formation des usagers (étudiants et personnels). a. Projet de construction et rénovation de la BU.

La gestion des thèses sera rattachée à l'IRIS. La gestion des prêts inter-bibliothèques sera rattachée au circuit du document.

Deux questions sont posées à la suite de cet exposé. La première porte sur les conséquences de la réorganisation sur les relations avec les centres de documentation des composantes. Julien Roche répond que les relations entre les centres de documentation des composantes et les chefs des sections de politique documentaire seront maintenues. Les bibliothèques associées ont également un lien très fort avec l'informatique documentaire, avec notamment l'opération de basculement sur des catalogues communs. Il y a également un lien fort à prévoir avec l'interface de recherche fédérée.

Une deuxième question porte sur l'organisation du circuit du document. Ce dernier comporte trois étapes. La première est un travail de pointage et de catalogage. La seconde et un travail de quotation. Le troisième est un travail de préparation et de mise en rayon.

Projet d'extension et de rénovation

Philippe Rollet présente ensuite les projets de rénovation et d'extension de la BU. Cette dernière n'a pas été rénovée depuis sa création dans les années 1970. Elle est maintenant très en dessous des normes. Un premier travail de simple rénovation est urgent. Il mobilisera des crédits anciens, pour un montant de 6,5 millions d'euros. On utilisera également des crédits de mise en sécurité, pour un montant de 2 millions d'euros. Il ne s'agira ici que d'une simple remise aux normes.

Les projets d'extension s'appuieront sur la dynamique de "learning centers" décidée par la Région. Pour réaliser une extension avec la mise en place d'un "learning center", il faudrait trouver 8 millions d'euros. On pense pour cela à un "learning center" adossé sur les pôles de compétitivité, lesquels recouvrent largement les activités de recherche de l'USTL. On explorera également les possibilités de financement du côté de la communauté urbaine.

Une question est posée sur ce qu'est un "learning center". Il s'agit d'un concept anglo-saxon, qui désigne un bâtiment regroupant un ensemble de services intégrés autour d'une bibliothèque, comme des accès multimédia, des facilités de recherche documentaire,... L'interprétation que fait la région de ce concept est que les centres de documentation doivent avoir une orientation plus importante en direction du grand public, avec une valorisation de la production de l'université; il faut une ouverture plus grande sur l'extérieur et la cité. D'autres projets de "learning centers" sont en cours (par exemple, à Douai et Béthune). La proposition de l'USTL permettra de valoriser la recherche et l'effort scientifique de l'établissement.

Une deuxième question soulevait la possibilité de contradictions entre usages internes et externes de la documentation. Philippe Rollet répond en rappelant que les bibliothèques universitaires ont depuis longtemps une tradition d'ouverture. Le renforcement de cette ouverture avec la mise en place d'un "learning center" pose certes des problèmes; il faudra notamment réfléchir à la séparation entre les espaces consacrés à un usage interne et les espaces consacrés à un usage externe. La reflexion avance dans cette direction, mais elle ne s'est pas encore concrétisée.

Modification des statuts

Document joint: statuts SCD juillet 2007

La nouvelle organisation du SCD exige une modification des statuts, ces derniers faisant référence à l'organisation antérieure en sections documentaires. Les modifications portent sur les points suivants:

Ces modifications sont votées à l'unanimité moins une abstention.

Financement de la documentation recherche.

Présentation des problèmes de financement du SCD.

La présentation par Julien Roche des problèmes de financement de la documentation recherche s'appuie sur un document distribué en séance. On fera ici une synthèse à la fois de la présentation et du document.

Le budget du SCD évolue d'environ 1% par an alors que la documentation recherche hors monographie a augmenté entre 2006 et 2007 de 7,87%. En 2007, sur un total de 1,186 millions d'euros, près de 87% (environ 1,03 millions) sont consacrés à la documentation recherche, contre 13% pour la documentation étudiante. La documentation recherche se répartit entre 54,8% pour les grands bouquets numériques (Science Direct, Wiley, Springer et Scopus), 38,3% pour le secteur des sciences et techniques et 7% pour les secteur SHS/SEG. En 2007, ce budget a bénéficié d'un abondement de 165 000 euros de la part de l'université, qui a permis d'éviter de toucher au coeur de nos abonnements papiers et de nos ressources électroniques.

Il est utile de comparer notre situation à celle d'autres universités. L'USTL étant une université à dominante sciences et techniques qui affiche des ambitions importantes en matière de recherche, il faut comparer notre offre de documentaire à celle d'universités de provinces comparables: Toulouse 3, Grenoble 1, Lyon 1 et Strasbourg 1. Ces quatre universités abondent de manière très significative le budget de leur SCD au titre du financement de la documentation recherche. Le budget de leur SCD, abondé, est beaucoup plus élevé que celui de l'USTL: il va de 2,46 millions pour Strasbourg 1 à 2,89 millions pour Grenoble 3. L'essentiel de ce budget est consacré à la recherche (plus de 88% à Toulouse 3).

Le budget 2007 du SCD de l'USTL, qui est de 1,35 millions abondement compris et après lissage, est donc très loin de celui des universités de référence. En volume, il est proche de celui des universités régionales périphériques (1 millions d'euros environ), pour lesquelles les abondements recherche sont faibles ou inexistants. Sa structure (part relative de la recherche dans le budget global) est proche de celui des universités de référence.

Le SCD est aujourd'hui dans l'incapacité financière de financer plus largement la documentation recherche, l'essentiel de son budget lui étant déjà consacré. L'offre documentaire subit chaque année une érosion (désabonnements réguliers de Science Direct, suppression de titres de périodiques hors bouquets,...) et le ECDE est dans l'incapacité de compléter son offre. L'alternative aujourd'hui est de réduire la voilure en termes d'abonnements et de bases de données ou de financer plus largement la documentation. La première solution conduirait à économiser 100.000 euros sur le coût de la documentation recherche, ce qui est incompatible avec le maintien d'une offre de qualité. La seconde solution exige, pour le simple maintien de la politique actuelle, un complément de financement de 250.000 euros en 2008 et de 300.000 euros en 2009. L'adoption d'une politique adaptée aux ambitions affichées par l'USTL nécessite un co-financement plus important, estimé à 400.000 euros pour 2008 et 450.000 euros pour 2009.

Le maintien et la mise à niveau de l'offre documentaires pour la recherche passent donc par une participation significative des laboratoires à l'acquisition de documentation recherche.

Complément d'information sur le financement des ressources électroniques

Les possibilités de désabonnement sont les suivantes:

A. un certain nombre de contrats doivent être renouvelés d'ici fin 2007. Le non renouvellement de ces contrats permettrait d'économiser près de 109.000 euros, dont près de la moitié pour IEL (ce qui ne veut pas dire que cela soit souhaitable). A. Le coût des abonnements électroniques auprès d'Elsevier était en 2007 de 302.403 euros, le coût total des abonnements étant de 436.397 euros. Un nouveau contrat est en cours de négociation est en cours avec Elsevier, dans un cadre national très contraint en raison du fort pouvoir de monopole d'Elsevier. Il est de plus en plus probable que ce contrat sera la simple reconduction du contrat précédent, avec un marge de désabonnement de 1%, soit 4.363 euros pour l'ensemble de l'USTL. A. Les périodiques recherches hors bouquets représentaient environ 123.000 euros inscrits au budget 2006, les monographies recherche 49.500 euros inscrits au budget 2007.

Les ressources documentaires complémentaires:

A. Les demandes de nouveaux bouquets représentent un montant de 22.695 euros (3.150 euros pour les sciences et techniques, 6.400 euros pour les SHS et 13.145 euros pour les SEG). A. Il y a une demande d'augmentation du nombre d'accès simultanés à SciFinder Scholar. Le taux d'échec est actuellement de 50% avec 4 accès simultanés. Pour deux accès supplémentaires, il faut compter un surcoût de 11.000 euros par an. A. Dawson fait une offre pour des monographies de niveau recherche au format électronique. La facilité d'utilisation des ces livres numériques, proche de celle des revues, en fait une offre attractive. Un niveau minimum de 100.000 euros semble indispensable à la mise à disposition d'une première offre de qualité. A. La disparition du dépôt légal s'est traduite par une perte de 22.500 euros de monographies qui, jusqu'en 2006, étaient reçues à ce titre. La somme consarée aux acquisitions de monographies de niveau recherche a baissé de 30.000 euros entre les budgets 2003 et 2007.

Débat

Une première question est posée sur l'existence de doublons avec l'offre documentaire du CNRS. La réponse est qu'il n'y en a pas, sauf à la marge. Le travail d'élimination des doublons a été fait. Il ne faut pas oublier que, pour Science Direct, l'offre est le résultat d'une négociation conjointe.

Une deuxième intervention soulignait l'importance d'une vision d'ensemble. Une troisième intervention posait la question des différences entre notre offre et celle des universités de référence. Il y est répondu que cette offre n'est pas connue dans le détail. La différence de budget ne s'explique pas seulement par une différence d'abondement. A titre d'exemple, si Toulouse 3 fait un abondement de 0,7 millions au budget de son SCD, elle dispose déjà de ressources hors abondement de 2 millions. Un de problèmes est que le contrat quadriennal de Lille 1 est, dans ce domaine, quasiment le même que celui des universités périphériques. Il ne tient pas compte de l'effort de recherche et de ses conséquences au niveau documentaire.

Une quatrième intervention souligne l'intérêt de regarder la question du financement de la documentation recherche liée aux contrats. En réponse à cette remarque, il est signalé qu'effectivement Valenciennes a fait financer un espace recherche par les entreprises; il y a une réflexion de ce type à mener dans le cadre des pôles de compétitivité.

Une dernière intervention pose la question des couplages entre abonnements papiers et électroniques. Il y est répondu qu'actuellement, le couplage papier/électronique est moins onéreux que le tout électronique. Le premier permet de n'acquitter que la TVA réduite appliquée au papier, tandis que le second est soumis à la TVA normale, ce qui en augmente fortement le coût. De plus, le contrat avec Elsevier limite les possibilités de désabonnement à 1% du montant total du contrat, ce qui limite fortement les possibilités de désabonnement.

Calendrier d'ouverture de la BU pour 2007-2008

Le calendrer repose sur les mêmes principes que celui de l'an dernier. La BU rouvre le lundi 27 août. L'horaire normal de fonctionnement sera 8 heures à 19 heures. Certains jours, elle fonctionnera en horaires réduits, de 9 heures à 18 heures. Ces horaires réduits seront appliqués pendant les interruptions pédagogiques de la Toussaint, d'hiver et de Pâques, ainsi que les samedi entre le 6 octobre et le 31 mai et les 3 et 4 janvier. La BU sera fermée pendant les vacances de Noël, du 22 décembre au 2 janvier, ainsi que pendant les vacances d'été (du 19 juillet au 24 août). Hors de cette période de fermeture, en juillet et août, la BU fonctionnera sur une plage horaire restreinte, de 13 heures à 18 heures.

Une première intervention pose la question de la fréquentation de la BU. La réponse est qu'il y a actuellement environ 400.000 entrées par an, avec des utilisations très différentes. Il n'y a pas de comptage en salle qui permette de savoir qui utilise effectivement la documentation. A l'accès à la documentation écrite, il faut ajouter la consultation électronique de l'extérieur, qui représente environ 500.000 accès par an. Un point sur ce sujet est fait chaque année au mois de novembre, au moment du vote du budget.

Une deuxième intervention pose la question de la fréquentation tardive. Cette dernière pourrait-elle justifier la mise en place d'horaires d'ouverture plus tardifs. Il y est répondu que la fréquentation tardive dépend énormément de l'environnement extérieur du campus (notamment la sécurité), et que l'isolement de ce dernier est une difficulté. Dans le contexte actuel, la question de l'ouverture tardive ne dépend pas seulement de la fréquentation. Un problème important est la structure du bâtiment, qui ne peut être ouvert qu'avec un personnel assez important. Il faudrait pouvoir réorganiser l'espace pour pouvoir ouvrir dans un espace restreint, avec un fond de référence et des accès internes. L'ouverture de la maison de l'étudiant pourrait faciliter les choses.

Une troisème intervention demande si l'ouverture tardive n'était pas envisageable au moins en période d'examens. Une première réponse est donnée par la responsable du SCD de Lille 2, qui indique que l'expérience a été faite en fac de droit au Moulins, avec un succès très mitigé (peu d'étudiants). La demande est moins celle d'un accès à la documentation que celle d'un accès à des salles de travail. Julien Roche précise qu'il faut évaluer les besoins et faire des essais. Dans le contexte actuel, l'ouverture à des heures où les usagers sont peu nombreux conduirait à dégrader le service aux heures d'affluence. De plus, il faut d'adapter à une demande qui change. Une partie de la demande porte sur des petites salles de travail avec tableau et ne relève pas de l'offre du SCD, Par contre, cela pourrait rentrer dans le cadre des "learning centers".

Enfin, Julien Roche revient sur les problèmes de sécurité que posent les ouverture tardives. Actuellement, il n'y a pas d'interlocuteur aux heures tardives en cas de problème, par exemple si un usager a un malaise. Le PC sécurité ne fait pas ce type d'intervention. Enfin, l'ouverture tardive pose un problème de mobilisation d'au moins un cadre, dont la présence est nécessaire dès que la BU est ouverte.

Formation des personnels et des usagers.

Formation des personnels

Le plan de formation des personnels 2006/2007 s'achève. Le nombre de jours de formation a connu un doublement. Les actions de formation ont porté d'une part sur le métier proprement dit (compétences techniques) et d'autre part sur l'informatique, la burautique et l'anglais. Des sessions de formation interne ont été mises en place, visant à transmettre la culture propre au SCD, animées par les personnels eux-mêmes.

Le plan 2007/2008 reconduit les actions en interne. Il vise notamment à améliorer la connaissance par les personnels du SCD du contexte universitaire dans lequel ils évoluent: offre de formation de l'université et axes de recherche autour desquels elle est organisée. Il vise également à produire une expertise collective de l'ensemble des personnels sur les ressources électroniques, et notamment de l'interface de recherche fédérée qui va être mise en place.

Formation des usagers

Le SCD va expérimenter la mise en place d'un enseignement de méthodologie documentaire. Une première expérimentation sera faite en octobre et février dans les secteurs SPI, PC et SVT. Elle prendra la forme d'une UE transversale d'1 ECTS, pour un nombre limité d'étudiants (une centaine), répartis en groupes de 15 étudiants encadrés chacun par un cadre de la BU. Cet enseignement, exclusivement sous forme de TD, suppose une collaboration avec les enseignants, qui apporteront des exemples et des thèmes. Le dispositif sera élargi ultérieurement.

D'autre pat, le SCD continuera à organiser des visites de rentrée pour tous les primo entrants, d'une durée de 30 minutes chacune.

Une première intervention pose la question de la programmation des visites et de la disponibilité de plaquettes. Sur ce dernier point, il est répondu qu'une plaquette existe et que des adaptations sont possibles. Parallèlement, une réflexion est en cours sur la rénovation du site web. D'autre part, des visites systématiques sont organisées en L1 avec les composantes qui s'y investissent. Le SCD envisage l'organisation en cours d'année de visites pour les groupes qui s'inscrivent.

Une deuxième intervention souligne l'importance qu'il y a de donner le goût d'aller à la BU et demande comment. Il y est répondu que les visites de rentrée participent à cet objectif. Une troisième intervention souhaite qu'on mettre en place une politique d'incitation à la lecture des étudiants. Une dernière intervention souligne qu'on ne peut y parvenir sans leur donner les moyens d'accès à la lecture. Ce qui repose la question de l'ouverture tardive et plus généralement des conditions de travail en BU. La faible qualité de ces dernières limite la fréquentation. Il y a besoin d'une organisation différente.

Point sur l'intégration du catalogue des bibliothèques associées au catalogue commun

L'intégration des catalogues concerne essentiellement les bibliothèques associées qui utilisent actuellement un autre logiciel qu'Aleph 500, utilisé par le SCD. Trois bibliothèques utilisent actuellement Symdoc, toutes trois en mathématiques: la B2RM, la bibliothèqèe CAPES-AGREG er la bibliothèque de l'IREM. Deux de ces bibliothèques seront bientôt intégrées, la troisième étant trop petite. Elles pourront utiliser Aleph 500. Dès validation de l'intégration, des formations seront mises en place (dernier trimestre 2007).

La suite de ce processus concernera les bibliothèques de l'UFR de géographie, de la FSES et de l'IAE. Les opérations, qui visent à reprendre les données des catalogues existants, démarreront au mois de novembre. L'objectif est, conformément à ce qui était affiché dans le quadriennal, d'aboutir à une intégration complète de l'ensemble des catalogues pour la fin de l'année 2009.

Une question est posée sur les évolutions envisagées, avec notamment la mise en service d'une nouvelle version d'Aleph 500. La réponse est que non seulement le changement de version d'Aleph 500 est envisagé, mais qu'il est considéré comme indispensable. Il est cependant difficile de faire en même temps la reprise des catalogues et le changement de version. Ce dernier interviendra donc après la reprise des catalogues, fin 2009.

Une deuxième question porte sur l'intégration éventuelle d'autres bibliothèqes associées. Il y est répondu que, a priori, toutes les bibliothèques de quelque importance auront été intégrées fin 2009.

Présentation de la bibliothèque numérique IRIS

Une présentation (avec démonstration) de la nouvelle bibliothèque numérique IRIS est faite. Cette dernière remplace Grisemine, avec des services beaucoup plus importants. Elle est accessibles par trois voies. D'une part, via l'adresse http://iris.univ-lille1.fr/. D'autre part, par un lien sur le site web de la BU. Enfin, IRIS est intégré dans l'espace numérique de travail.

IRIS sera centré sur la production académique et pédagogique de l'université. Sur ce dernier point, un travail est en cours avec le SEMM pour permettre une double entrée. Du côté recherche, il s'agit de donner une plus grande visibilité à la production de l'établissement. IRIs continuera à être fortement alimenté par les thèses et les HDR. On y ajoutera les publications des chercheurs (post-print), les rapports de congrès et communications, les rapports de laboratoires. Il s'agira de dépôts volontaires.

La bibliothèque d'histoire des sciences sera une collection d'IRIS. A cette fin, des opérations de numérisation sont en cours, au rythme d'une dizaine par mois.

La bibliothèque numérique IRIS sera nantie d'outils de recherche entrant à l'intérieur des documents.

Questions diverses

Un intervenant note que, si l'accès VPN fonctionne en général bien, on rencontre des difficultés avec EBSCO. Que faire? Il n'y a pas de réponse à l'heure actuelle. EBSCO devrait s'adapter, mais la date de cette adaptation n'est pas connue actuellement.

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