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Compte-rendu de la réunion du 11 octobre de la commission des finances du jeudi 11 octobre 2007 (16h-19h)

Ordre du jour:

• Organigramme fonctionnel sphère financière et aide au pilotage
• Budget 2008 des services centraux et communs
• Budget 2008 des UFR, écoles et instituts

Organigramme fonctionnel de la sphère financière et de l'aide au pilotage

L'objectif est la mise en place d'un contrôle hiérarchisé, notamment sur les marchés. Cela passe aussi par le passage de NABUCO à SIFAC (brique de SAP!). Cela permettra d'établir une comptabilité analytique, ce qui apportera une aide au pilotage. Ce type de comptabilité permet d'analyser les coûts interne (exemple du coût réél d'un diplôme). Cepandant, pour que cela fonctionne, il est nécessaire d'impliquer les personnels administratifs des composantes. Mais il faudra avant tout identifier les critères “significatifs”. Le nouvel organigramme découle des problèmes occasionnés lorsqu'il n'y a pas de différenciation claire du controle d'opportunité et du contrôle de légalité : c'est une des raisons du changement d'organisation qui sépare l'agence comptable des services financiers. La cellule budget est réorganisée sur l'aspect des titres de recettes pour que ces derniers soient gérés au niveau de cette cellule plutôt qu'au niveau des composantes. Il y a maintenant une séparation entre le budget et les finances. La cellule budget prépare le budget, c'est un acte prévisionnel, et participe aux modifications du budget DBM). Le financier, c'est la gestion des dépenses et recettes réélles. Qu'est-ce que l'acronyme ELOP ? E pour Engagement: comptable d'abord et ensuite juridique (ou marché) L pour Liquidation: réception de la facture, service fait, montant correspondant O pour Ordonnancement: contrôle de la facture, mandattement, ordonnateur envoi à l'agence comptable P pour Paiement: l'agence comptable envoi les sous. Se pose de manière critique le problème du transfert de responsabilité lorsque la hiérarchisation devient plus importante. Le contrôle de gestion est supervisé par Daniel DAAMS. Il met en place de la comptabilité analytique et effectue le suivi du contrat quadriennal (gère aussi les formations par apprentissage). La cellule statistique apparaît dans l'organigramme mais n'existe pas pour l'instant faute de moyen.

PR. souligne l'importance du travail en équipe et le soucis de travailler sur des procédures “formalisées” et pérennes. Un exemple de mesure de simplification déjà effective: la possibilité d'accepter des RIB “moins originaux”.

Information importante: la direction défendra un poste d'Ingénieur TPE lors de la politique des emplois de cette année (via le repyramidage ?).

Budget 2008 des services centraux et communs

Il a été demandé aux composantes de présenter leur budget en faisant apparaître les crédits de la DGF (Dotation Globale de Fonctionnement) et les ressources propres (généralement des subventions). La raison de cette demande (ie. début d'homogénéisation de la présentation des budgets) et de pouvoir produire au début de l'année 2008 un autre document reprenant l'exécution de leur budget selon les mêmes lignes pour 2007 (et 2006). On nous informe de l'avancée du dossier de rénovation de la B.U., par contre il y a un gros soucis au niveau de l'augmentation des coûts des abonnements électroniques. Pour ce qui est de l'éventuelle extension de la BU, le dossier reste plus délicat.

Budget des UFR, écoles et instituts.

Il a été demandé aux composantes de faire remonter deux budgets: le premier se basant sur une hypothèse pessimiste reposant sur la dotation 2005, le second “optimiste” en envisageant la dotation 2005 augmentée de 10%. L'accent a été mis sur les formation de “terrain”: Wimereux, Sciences de la Terre et Géographie (DGF augmentée d'environ 15%). Il a aussi été constaté un important besoin de rénovation des salles de TP des matières expérimentales. Il est proposé de faire un effort exceptionnel d'investissement (200 à 250kE) par un prélèvement sur réserves qui sera effectrué en 2008 et qui viendra compléter l'enveloppe RIP.

Pour le budget 2008, la démarche suivie repose sur l'attribution comme en 2007 de dotations complémentaires de l'ordre de 15% maximum de la DGF 2005 aux 3 composantes qui en ont bénéficié l'an dernier (du fait de la faiblesse de leur DGF). La biologie qui a bénéficié pendant deux ans de cette procédure, verra sa somme diminuer un peu cette année. Pour les autres composantes: attribution d'une dotation complémentaire de 8 à 12% avec un accent mis sur les projets de communication, de renforcement de l'attractivité des diplômes, du développement de relations extérieures (entreprises) et internationales, de soutien à l'activité de documentation.

La direction constate l'amélioration des documents produits, même si cela reste assez hétérogène au niveau des informations “politiques” (ou d'orientation) données par les UFR.

Remarque: le budget de l'IUT n'a pas encore été remonté à la commission.